Politique de confidentialité

1. Champ d’application et rôles

Zelyro est un service en ligne destiné aux agences immobilières : il leur permet de qualifier leurs prospects, de les rapprocher de leurs biens et d’en assurer le suivi. Cette politique explique quelles données personnelles sont traitées dans ce cadre, pourquoi, et quels sont vos droits.

Deux situations doivent être distinguées, car le rôle de Zelyro au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD) n’est pas le même :

Un accord de sous-traitance de données (DPA) conforme à l’article 28 du RGPD est mis à la disposition des agences : il figure en annexe des CGU et est également consultable à l’adresse zelyro.fr/accord-sous-traitance.html.

2. Responsable du traitement

Pour les données de compte, le responsable de traitement est Zelyro SAS, société par actions simplifiée dont le siège social est situé [À COMPLÉTER : adresse complète du siège social], immatriculée sous le numéro SIREN [À COMPLÉTER : numéro SIREN], qui exploite le service Zelyro (site zelyro.fr). Voir les mentions légales.

Contact pour vos données

contact@zelyro.fr

Délégué à la protection des données

Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné à ce jour : cette désignation n’est pas obligatoire pour Zelyro au regard de l’article 37 du RGPD, compte tenu de la nature et du volume des données traitées. Toute question relative aux données personnelles peut être adressée à contact@zelyro.fr.

3. Données traitées

Données de compte

• adresse e-mail, prénom et nom de l’agence, renseignés lors de la création du compte ;
• mot de passe, conservé uniquement sous forme hachée (il n’est jamais stocké en clair) ;
• éléments techniques liés à la sécurité du compte, comme les demandes de réinitialisation du mot de passe ;
• rattachement du compte à son agence et rôle (administrateur ou agent) ;
• préférences de l’utilisateur (alertes par e-mail, e-mail du matin) et, pour l’administrateur, taux de commission indicatif utilisé dans son tableau de bord ;
• si l’utilisateur active les notifications : l’adresse technique d’abonnement fournie par son navigateur et les clés de chiffrement associées, qui permettent d’acheminer une notification vers son appareil.

Données des prospects

Ces données sont saisies, importées (fichier CSV), reçues (formulaire de contact hébergé) ou issues des e-mails de demande de contact de SeLoger et de Leboncoin que l’agence reçoit dans Zelyro. L’agence en décide. Elles peuvent comprendre :

• nom, adresse e-mail et numéro de téléphone ;
• budget, secteur géographique recherché et type de bien recherché ;
• situation de financement et urgence du projet d’achat ;
• notes de suivi, statut dans le pipeline et rappels de relance ;
• collaborateur de l’agence désigné comme responsable du prospect ;
• activité du prospect sur les liens que l’agence lui envoie : ouverture du formulaire ou de la sélection de biens, remplissage du formulaire, demande de visite pour un bien, avec la date et l’heure. Ces événements ne comportent ni adresse IP, ni information sur l’appareil du prospect.

Zelyro n’a pas vocation à traiter de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD. Les agences s’engagent à ne pas en saisir dans les champs libres.

Données techniques

Comme tout service en ligne, l’infrastructure enregistre des journaux techniques (par exemple adresse IP, date et heure des requêtes, erreurs) utilisés pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service.

Mesure d’audience du site

Zelyro mesure la fréquentation de ses pages publiques (accueil, tarifs, connexion, pages légales, et pages que les agences envoient à leurs prospects) pour savoir combien de personnes visitent le site, d’où elles viennent et quelles pages les intéressent. Pour chaque page affichée, sont enregistrés : le nom de la page (sans la partie de l’adresse qui suit le point d’interrogation, donc sans les identifiants personnels contenus dans les liens envoyés aux prospects), le site ou la campagne d’où vient le lien, le type d’appareil (ordinateur, tablette ou mobile, déduit de la largeur d’écran), la date et l’heure, ainsi que le pays et la ville approximatifs déduits de l’adresse IP.

L’adresse IP n’est pas enregistrée : elle sert uniquement, sur le moment, à déterminer la ville, puis elle est écartée. Le visiteur n’est reconnu que par une empreinte technique calculée avec la date du jour et une clé secrète. Cette empreinte change chaque jour, ne permet pas de retrouver l’adresse IP et ne permet pas de suivre une personne d’un jour à l’autre. Aucun cookie ni identifiant stocké dans le navigateur n’est utilisé pour cette mesure ; les données ne sont recoupées avec aucune autre (notamment pas avec les comptes ni avec les prospects des agences) et ne sont transmises à aucun tiers. Vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir la section 10).

Boîte Gmail connectée (facultatif)

Si l’administrateur d’une agence connecte sa boîte Gmail, Zelyro y accède en lecture seule, uniquement pour repérer les messages envoyés par SeLoger et par Leboncoin et en tirer des prospects. Les autres messages ne sont pas lus. Le jeton d’autorisation fourni par Google est conservé chiffré ; il est supprimé et révoqué auprès de Google dès que l’administrateur déconnecte la boîte. Tout ou partie du texte d’un message de portail peut être conservé dans les notes du prospect créé ; les identifiants des messages déjà traités sont conservés pour éviter les doublons.

Messages adressés à Zelyro

Lorsque vous nous écrivez, par exemple pour demander une démonstration, nous traitons les informations que vous nous communiquez (adresse e-mail, nom, agence, contenu du message).

4. Finalités et bases légales

S’agissant des données des prospects, Zelyro agit en tant que sous-traitant : elle ne les utilise que pour fournir le service à l’agence, selon ses instructions, et ne les met pas à la disposition d’autres agences.

5. Qualification automatique et suivi d’activité

Zelyro classe chaque prospect selon trois niveaux (« Acheteur actif », « Projet en cours », « Premier contact ») à partir de règles de calcul fondées sur l’état du financement, l’urgence de l’achat et le caractère complet du dossier, ainsi que, pour une part limitée du score, sur l’activité du prospect sur les liens que l’agence lui a envoyés (ouverture, demande de visite). Le rapprochement avec les biens produit un score sur 100 selon des critères de même nature (budget, type de bien, secteur, financement, urgence).

Ces calculs constituent une forme de profilage au sens du RGPD. Ils n’ont pas recours à l’apprentissage automatique et servent uniquement d’aide à l’organisation du travail de l’agence : aucune décision n’est prise par Zelyro à l’égard des prospects, et l’agent reste libre de contacter ou non un prospect, quel que soit son niveau.

Suivi de l’activité des prospects

Lorsque l’agence envoie à un prospect un lien (formulaire de contact à compléter, page de sélection de biens), Zelyro enregistre, pour le compte de l’agence, l’ouverture du lien, le remplissage du formulaire et les demandes de visite, afin de signaler à l’agence les prospects qui se manifestent. Chaque lien contient un identifiant aléatoire propre au prospect. Aucun cookie et aucun outil de mesure tiers ne sont utilisés pour cela, et les ouvertures répétées en un court laps de temps ne sont comptées qu’une fois. Les pages concernées indiquent au prospect que son agence est informée de l’ouverture de la page. Les événements enregistrés sont rattachés à la fiche du prospect et supprimés avec elle. L’agence, responsable de traitement, reste chargée d’informer ses prospects et de répondre à leurs demandes (voir l’article 12).

Les indicateurs « prospects à réveiller » et « potentiel de commission » du tableau de bord sont des calculs d’aide à l’organisation : ils ne produisent aucune décision à l’égard des prospects.

Fonction d’extraction de critères à partir d’un message

Si cette fonction est activée, le texte d’un message collé dans l’outil, ou d’un e-mail de portail reçu (SeLoger, Leboncoin), peut être transmis à Anthropic (États-Unis) afin d’en extraire des critères (par exemple budget, type de bien, échéance). Seul le texte du message est transmis pour cette analyse. Les agences doivent éviter d’y inclure des informations inutiles ou sensibles. Les conditions commerciales d’Anthropic interdisent à Anthropic d’entraîner ses modèles sur les contenus transmis via son API, et Anthropic indique supprimer automatiquement ces données de ses systèmes dans un délai de 30 jours à compter de leur réception ou de leur génération, sauf obligation légale ou violation de sa politique d’usage.

6. Destinataires et sous-traitants

Chaque agence ne voit que ses propres données. Elles sont accessibles aux personnes habilitées de l’agence et, dans la mesure strictement nécessaire à l’exploitation, à la maintenance et au support du service, aux fondateurs de Zelyro.

Zelyro fait appel aux prestataires suivants, qui agissent en qualité de sous-traitants ultérieurs :

Les données peuvent également être communiquées aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

7. Transferts hors de l’Union européenne

Certains prestataires mentionnés ci-dessus sont établis aux États-Unis ou peuvent héberger des données hors de l’Union européenne. Dans ce cas, le transfert est encadré par les garanties prévues au chapitre V du RGPD : Vercel et Render adhèrent au cadre européen de protection des données (EU-U.S. Data Privacy Framework), Render recourant par ailleurs à des clauses contractuelles types ; Anthropic encadre les transferts par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées à son addendum de traitement des données (DPA). Google (API Gmail) et les services de notification des navigateurs relèvent des dispositifs de transfert de leurs fournisseurs ; le contenu des notifications y transite chiffré..

8. Durées de conservation

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.

9. Sécurité

Zelyro met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, parmi lesquelles :

• la séparation des données de chaque agence, qui n’a accès qu’à ses propres données ;
• le stockage des mots de passe sous forme hachée ;
• des sessions de durée limitée, invalidées lors d’un changement de mot de passe ;
• une réinitialisation du mot de passe par e-mail au moyen d’un lien à durée limitée ;
• des échanges chiffrés (HTTPS) entre le navigateur, l’interface et l’API ;
• une limitation du nombre de requêtes, pour réduire les risques d’abus ;
• des liens à identifiant aléatoire pour le formulaire de contact et la sélection de biens, cette dernière expirant au bout de 90 jours ;
• des notifications chiffrées de bout en bout entre Zelyro et l’appareil de l’utilisateur ;
• le chiffrement, dans la base, du jeton d’accès à la boîte Gmail, et une connexion limitée à la lecture.

Aucun système n’étant infaillible, en cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque, Zelyro préviendra les agences concernées dans les meilleurs délais afin qu’elles puissent remplir leurs propres obligations de notification.

10. Cookies et traceurs

Zelyro n’utilise aucun cookie publicitaire, aucun outil de mesure d’audience fourni par un tiers et aucun traceur tiers. Les polices de caractères sont hébergées avec le site.

Zelyro mesure elle-même, sur ses seuls serveurs, la fréquentation de ses pages publiques, comme décrit à la section 3 : aucun cookie, aucun identifiant conservé dans votre navigateur, aucune adresse IP enregistrée, aucune transmission à un tiers et aucun recoupement avec d’autres données. Cette mesure sert uniquement à connaître l’audience du site. Étant limitée à cet usage et anonyme, elle relève des mesures d’audience que la CNIL dispense de consentement, ce qui explique l’absence de bandeau de cookies. Elle n’est pas appliquée lorsque votre navigateur transmet le signal « Ne pas me suivre » (DNT) ou « Global Privacy Control », ni lorsque vous êtes connecté à votre espace Zelyro. Vous pouvez aussi vous y opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier :

Ne plus me mesurer sur ce navigateur

Ce choix est mémorisé dans le stockage local de votre navigateur, sous la forme d’un simple repère sans identifiant ; il disparaît si vous videz les données du site, vous pouvez alors le renouveler. La ville est déterminée à partir de la base gratuite IP Geolocation by DB-IP (licence CC BY 4.0), téléchargée sur nos serveurs : votre adresse IP n’est envoyée à aucun service pour cela.

Les seuls éléments stockés dans votre navigateur sont techniques : un jeton de session (avec, le cas échéant, quelques informations de compte nécessaires à l’affichage), conservé dans le stockage local du navigateur (localStorage), et, si vous installez l’application ou activez les notifications, un composant technique (service worker) qui reçoit les notifications. Ce composant ne met aucun contenu en cache et ne conserve aucune donnée personnelle. Ces éléments sont indispensables au fonctionnement du service que vous demandez ; ils ne sont pas utilisés à d’autres fins. À ce titre, ils sont exemptés de consentement et aucun bandeau de cookies n’est affiché. L’affichage des notifications nécessite en outre votre autorisation expresse dans le navigateur, que vous pouvez retirer à tout moment. Vous pouvez effacer ces éléments en vous déconnectant ou en vidant les données du site dans votre navigateur.

11. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d’accès (art. 15) et de rectification (art. 16) ;
• droit à l’effacement (art. 17) ;
• droit à la limitation du traitement (art. 18) ;
• droit à la portabilité (art. 20) ;
• droit d’opposition (art. 21), notamment lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;
• droit de retirer votre consentement lorsque le traitement en dépend ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Comment les exercer

Pour les données de compte, écrivez à contact@zelyro.fr. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

Si vous êtes un prospect d’une agence qui utilise Zelyro, l’agence est responsable du traitement de vos données : adressez-lui votre demande en priorité. Si vous nous l’adressez directement, nous la transmettrons à l’agence concernée. Les agences peuvent supprimer un prospect depuis sa fiche dans le service.

Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

12. Obligations des agences

En tant que responsables de traitement des données de leurs prospects, les agences s’engagent notamment à :

• disposer d’une base légale pour collecter et utiliser ces données, et recueillir le consentement lorsque la réglementation l’exige, en particulier pour la prospection commerciale ;
• informer les prospects du traitement de leurs données, y compris de l’usage de Zelyro comme sous-traitant, et de leurs droits ;
• ne connecter que des boîtes de messagerie dont elle peut disposer, et informer ses prospects que leurs demandes reçues des portails sont traitées dans Zelyro ;
• informer les prospects que l’ouverture des liens qu’elle leur envoie et leurs demandes de visite sont enregistrées et portées à sa connaissance ;
• ne saisir que des données pertinentes et nécessaires, et tenir ces données à jour ;
• répondre aux demandes d’exercice des droits des prospects ;
• supprimer les données qui n’ont plus lieu d’être conservées.

Ces obligations sont détaillées dans les conditions générales d’utilisation.

13. Modification de la politique

Cette politique peut évoluer, notamment en cas de changement de prestataire ou de fonctionnalité. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs concernés en seront informés par e-mail, à l’adresse associée à leur compte, au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.